В Тюменской областной Думе реализован комплексный проект создания единой системы управления документами на базе СЭД «Дело». Поставщиками программного обеспечения и исполнителями проекта стали партнеры ЭОС – компании «Программ-Сервис» (г.Тюмень) и «ДокСофт» (г.Омск).

Главной целью проекта в Тюменской областной Думе была определена организация электронного документооборота, охватывающего все подразделения Думы и все документальные процессы. Участниками создаваемой системы стали работники аппарата, а также депутаты и их помощники.

Система электронного документооборота «Дело» должна была решить ряд ключевых задач, таких как сокращение бумажного документооборота, ускорение движения документов, оптимизация документопотоков, исключение возвратных движений документов, не обусловленных деловой необходимостью. Кроме того, СЭД должны была улучшить процессы контроля исполнения документов и поручений, обеспечить оперативный поиск и просмотр документов и поручений в соответствии с правами доступа, обеспечить удаленный доступ к документам областной Думы и т.д.

По итогам анализа документопотоков и процессов, связанных с оформлением и движением документов, была определена потребность в необходимом программном обеспечении и определена стратегия внедрения. Всего было приобретено 338 лицензий СЭД «Дело» и «Дело-Web», дополнительные опции «Поточное сканирование», «Сканирование», «Электронная подпись и шифрование», «АРМ Руководителя», а также 307 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Закупленные лицензии полностью закрывали потребности Думы и позволили обеспечить доступ в СЭД всем подразделениям, депутатам и их помощникам.

В ходе проекта все поставленные на данном этапе задачи были решены.

В результате внедрения СЭД «Дело» автоматизировано общее делопроизводство областной Думы и делопроизводство по работе с обращениями граждан, организован электронный организационно-распорядительный документооборот, обеспечен удаленный доступ к документам, обеспечено взаимодействие с Единой межведомственной системой электронного документооборота Правительства Тюменской области (ЕМСЭД).

Созданная СЭД обладает рядом особенностей, отличающей ее от стандартных проектов по созданию систем электронного документооборота в государственных структурах. Фигурантами документооборота здесь являются не только штатные сотрудники Думы (государственные гражданские служащие аппарата и депутаты, работающие в Думе на постоянной профессиональной основе), но и депутаты, а также их помощники. Это потребовало тщательной проработки политики прав доступа в «Дело» с целью обеспечения должного уровня конфиденциальности и защиты информации.

В ходе проекта была осуществлена интеграция СЭД «Дело» с интернет-приемной портала Тюменской областной Думы. Интернет-приемная становится все более популярным каналам для обращения граждан и организаций в областную Думу и к конкретным депутатам. Так, по данным «Информационно-аналитического обзора по итогам работы с обращениями, поступившими в Тюменскую областную Думу за период с 1 января по 30 июня 2014 г.», количество обращений, поступивших по информационным системам общего пользования, по сравнению с прошлым годом увеличилось более чем на 20%. Сегодня в интернет-приемной можно не только направить обращение, но и получить информацию о ходе рассмотрения электронного обращения, направленного в Тюменскую областную Думу.

В настоящее время СЭД «Дело» в Тюменской областной Думе работает в промышленном режиме. На очереди внедрение технологии электронной подписи. В ближайшей перспективе заказчик планирует разработать дополнительные отчетные формы и совершенствовать взаимодействие с ЕМСЭД Правительства. Завершающим этапом развития региональной парламентской СЭД станет автоматизация правотворческого процесса.