На Магнитогорском металлургическом комбинате завершился пилотный проект по внедрению электронного документооборота. Полученный опыт планируется распространить на крупнейшие общества Группы ММК и ключевых клиентов.

В Группу ММК входит более 80 обществ, которые обмениваются документами друг с другом и c контрагентами. При таких объемах документооборота актуальной стала задача сделать бизнес-процессы прозрачными, сократить расходы на печать, хранение и доставку документов, а также сберечь время сотрудников. Поэтому в конце 2013 г. ММК было принято решение о переходе на внешний электронный документооборот.

В качестве оператора ЭДО была выбрана компания «СКБ Контур» с системой «Контур.Диадок». Решающими доводами в пользу «СКБ Контур» стала успешная работа с крупными заказчиками и опыт интеграции «Диадока» с учетными системами.

Процесс перехода ММК на ЭДО начался в конце 2013 г., когда металлургический комбинат запустил пилотный проект по обмену со своими подрядчиками электронными счетами-фактурами и первичными документами. Пилот проводился на платформе Docsvision с использованием системы «Диадок». В мае 2014 г. «ММК-Информсервис», общество Группы ММК, впервые подписало и отправило в электронном виде счета-фактуры и акты выполненных работ по сервисным договорам.

«Крупные предприятия, такие как Магнитогорский металлургический комбинат, не могут отказаться от бумаги в одночасье. Нужно перестраивать бизнес-процессы, интегрировать систему ЭДО с программами, которые используются на предприятии. Переход на электронные документы может занять от полугода до нескольких лет», – рассказал руководитель проекта «Контур.Диадок» в Челябинской области Антон Гильфанов.

Сейчас пилотный проект завершен. К электронному документообороту подключаются общества Группы ММК. Ключевые клиенты комбината также готовы перейти на электронные документы. Самым весомым аргументом служат экономические соображения.

«По нашим оценкам, один бумажный документ стоит 80 руб. (печать, курьерские услуги, отправка заказных писем и пр.). Обработка электронного документа обходится всего в 10 руб. При полном переходе на электронный документооборот компания сэкономит более 10 млн руб. в год», – рассказал Евгений Якименко, старший менеджер отдела корпоративных разработок компании «ММК-Информсервис».

По отзывам сотрудников ММК, участвовавших в пилотном проекте, переход на ЭДО не только удешевляет, но и значительно упрощает работу: электронные документы проще составлять, на работу с ними уходит гораздо меньше времени, чем на бумажные; обмен электронными документами происходит мгновенно; ЭДО позволяет фиксировать все ключевые этапы прохождения документа; процесс обмена документами становится прозрачным и управляемым; cотрудникам не приходится тратить время на подшивку и архивное хранение документов, поиск и восстановление потерянных документов — они упорядочены и доступны в любой момент.

«Реализация пилотного проекта прошла успешно. Мы приглашаем своих поставщиков и покупателей начать обмен счетами-фактурами и первичными бухгалтерскими документами в электронном виде», – добавил Евгений Якименко.

В «СКБ Контур» напоминают, что формирование законодательной базы для обмена электронными документами без дублирования на бумаге было завершено в 2012 г. Именно тогда легитимными стали электронные счета-фактуры – последний барьер, мешавший организациям массово переходить на электронный документооборот с контрагентами.