У «СКБ Контур» более 1 200 000 клиентов и 2500 партнеров по всей России, с которыми компания регулярно обменивается документами. Внедрение ЭДО позволило сократить цикл документооборота от 3 недель до 1-2 дней, а издержки на доставку документов снизить на 40%.

Предпосылки перехода на ЭДО

«СКБ Контур», внедряя ЭДО, преследовал не только утилитарные цели. Компания является оператором ЭДО. Пропагандировать отказ от бумаги и отправлять сотни тысяч бумажных документов своим клиентам было бы нелогично. Поэтому «СКБ Контур» решил стать «сам себе клиентом» и продемонстрировать эффект от внедрения ЭДО на собственном примере.
Кроме того, СКБ Контур испытывал все типичные трудности, связанные с бумажным документооборотом.

Доставка документов занимала до 3 недель. Задержки и потери при обмене бумажными документами вынуждали сотрудников тратить дополнительное время и силы на их сбор. Для партнеров это означало задержку в получении агентского вознаграждения. Менеджеры компании прилагали дополнительные усилия для получения вторых экземпляров бумажных документов.

Другая сложность – высокие затраты. Годовой документооборот компании – более 500 000 документов, только на доставку уходило более 15 млн. руб. В пакет документов для клиентов входит от 4 до 20 печатных листов. Бумажный архив увеличивался не по дням, а по часам и достиг таких объемов, что «СКБ Контур» вынужден был передать его содержание аутсорсинговой компании.

Третья проблема – временные затраты на обработку документов. Получая подписанные клиентами документы, менеджеры проверяли, учтены ли они в бухгалтерской и биллинговой системах «СКБ Контур». По такой схеме обрабатывался каждый документ.

Решение

Для перехода на ЭДО «СКБ Контур» воспользовался собственным сервисом «Контур.Диадок». Кроме того, в документообороте компании задействовано несколько учетных и информационных систем собственной разработки: система бухучета «Контур-Бухгалтерия Актив», биллинговая система, система автоматической регистрации электронных договоров, система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров, система учета счетов, сервис интернет-отчетности «Контур.Экстерн».

Внедрение прошло в несколько этапов. На первом в электронный вид перевели ежемесячный документооборот с партнерами. У них появилась возможность оперативно представлять подписанные клиентом акты и своевременно получать агентское вознаграждение.
На втором реализовали пилотный проект: несколько подразделений «СКБ Контур» вручную загружали документы в «Диадок» и отправляли клиентам.

На третьем этапе с «Диадоком» интегрировали бухгалтерскую систему и начали отправлять в электронном виде акты и счета-фактуры сначала пользователям сервиса «Контур.Диадок», а затем и «Контур.Экстерна».

Последним этапом стала интеграция «Диадока» с биллинговой системой, благодаря чему продавцы и партнеры компании начали отправлять документы клиентам самостоятельно. Это стало настоящей победой, так как в документообороте компании так или иначе задействовано порядка 4 300 сотрудников, включая менеджеров партнеров.
Все системы были интегрированы средствами API «Диадока».

Результаты

Сейчас в «СКБ Контур» полностью переведен в электронный вид весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения, лицензию «Крипто.Про» и другие. Налажен обмен электронными документами напрямую между компанией и клиентами. На ЭДО с клиентами перешли 60% партнеров, включая самых крупных. В 2015 г. этот процесс будет завершен, планируется настроить отправку документов в автоматическом режиме.

«Ежемесячное пополнение бумажного архива в 4 квартале 2014 г. сократилось на 40%, в 2015 г. этот показатель планируется увеличить до 80%. Издержки на доставку документов снижены на те же 40%, так как они уменьшаются настолько, насколько увеличивается доля электронных документов. Срок подписания документов, которые требуют двусторонней подписи, теперь составляет 1-2 дня, независимо от того, где географически находятся стороны, – делится полученными результатами Денис Баянов, специалист разработки «СКБ Контур». – Мы достигли и других результатов. Менеджерам не нужно обрабатывать огромные объемы вторых экземпляров документов, поступающих из сервисных центов и от клиентов, – электронные документы учитываются автоматически, сразу же после их подписания клиентом. Мы больше не сталкиваемся с сомнительными подписями, непропечатанными фрагментами и ошибками, характерными для бумажных документов. Наши сервисные центры получили важное преимущество : время на документальное оформление продажи теперь не превышает длительности обычного телефонного звонка клиенту. Прямо в процессе разговора можно оформить все документы и подписать их, попутно рассказав клиенту о преимуществах электронного документооборота».

«Как правило, для тестирования того или иного сервиса разработчик прибегает к услугам фокус-групп, а мы пробуем новые функции «Диадока» на себе, – говорит Эдуард Шифман, руководитель направления ЭДО в «СКБ Контур». – Таким образом, наши представления о том, как должна работать система ЭДО, подкреплены собственной практикой. Мы надеемся, что такой подход поможет нам сделать «Диадок» еще удобнее для клиентов, ведь именно это наша главная цель».