Компания «Л’ореаль» планирует не только сэкономить на отказе от бумаги, но и улучшить конкурентные преимущества за счет ускорения документооборота и как следствие увеличить оборотные средства.

Поставщик и покупатель тесно взаимодействуют на всех этапах цепи поставок. Неточности и ошибки могут появиться на любом этапе: обработка заказов, поставки товаров и так далее. Это приводит к корректировке документов. В итоге стороны тратят время на выяснение причин и согласование. Далее поставщик повторно отправляет исправленные документы. Оплата поставок происходит только тогда, когда клиент получит и подпишет комплект корректных документов. Это снижает оборотные средства компании и приводит к росту дебиторской задолженности.

«ЗАО «Л’ореаль» – крупнейший Health&Beauty поставщик с большим количеством бизнес-партнеров и совместных маркетинговых активностей, которому важно, чтобы документооборот с ними был максимально прозрачным, – рассказывает Константин Козлов, руководитель проекта «Контур.Диадок» компании «СКБ Контур». – Электронные юридически значимые документы не только сокращают издержки и упрощают работу с документами, но и позволяют оперативно завершать документальное оформление и подводить итоги активностей с партнерами. Как следствие — увеличивать финансовые активы».

«Л’ореаль» ежегодно формирует более 300 000 комплектов документов, а это одна из операционных затратных статей. Компания выбрала системы EDI и «Диадок» оператора «СКБ Контур». Проектная команда разработала и согласовала архитектуру IT- решения, которое органично объединило сервисы EDI и «Диадок» как между собой, так и с корпоративной системой SAP.

В итоге сегодня формирование документов в «Л’ореаль» выглядит так:

  1. В SAP компании формируются EDI-сообщения, которые выгружаются на ftp-сервер.
  2. На основе сообщений INVOIC коннектор «СКБ Контур» формирует юридически значимые документы, которые сохраняет в ящике компании в «Диадок».
  3. Пользователи «Л’ореаля» входят в «Диадок» и работают с документами через веб-портал системы. Там происходит подпись документов и рассылка контрагентам.

В результате взаимодействие «Л’ореаля» с торговыми сетями происходит через стандартные электронные сообщения (EDI). Специалисты «Л’ореаля» могут отслеживать движение документа на каждом этапе. Формирование и отправка документов теперь требует значительно меньше времени, поэтому сотрудники переориентированы на выполнение других функций.

В настоящее время команда работает над формированием электронных корректировочных счетов-фактур на основании k-INVOIC. Также компания «Терралинк» – партнер-интегратор «СКБ Контур» – разрабатывает интеграционное решение с «Диадоком», чтобы «Л’ореаль» мог вести с контрагентами договорную работу в электронном виде.

«Несмотря на то, что мы активно подключаем сети к ЭДО, пока в электронный вид переведено около 10% исходящего документооборота с национальными торговыми сетями. Но результаты уже очевидны, – говорит Виктор Жиляев, SC relation&project manager «Л’ореаль». – Основные приоритеты для нас: это бизнес-конкуренция, а именно скорость взаимодействия с партнерами, автоматизация ручных операций и снижение затрат. Следующий важный для нас шаг: это перевод входящего документооборота в электронный вид при поддержке команды СКБ Контур».