В ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курганской области» начато внедрение «eDocLib: Актив Бизнес» – системы по управлению корпоративным контентом и взаимодействием персонала в процессе работы с документами. Целями внедрения на первом этапе являются автоматизация исполнения плана-графика лабораторных исследований, работы с договорами и сопутствующими документами, а также формирование единой базы документов, сопровождающих основную деятельность учреждения. Поставку программного обеспечения осуществляет «КС-Консалтинг», а внедрение ECM-системы проводится силами компании «БизнесТехнологии» (г. Курган).

Федеральное бюджетное учреждение здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Курганской области» входит в единую федеральную централизованную систему органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор. В структуру Центра входят отделы и лаборатории, расположенные в г. Кургане, а также удаленные филиалы.

Учреждение проводит различные виды санитарно-эпидемиологических экспертиз, а также оказывает услуги по проведению лабораторных исследований пищевых продуктов, сырья, ядохимикатов, объектов окружающей среды, товаров и продукции непродовольственного назначения. Документооборот, сопровождающий основную деятельность ФБУЗ, предусматривает оформление договоров на выполнение работ, протоколов испытаний и других документов.

На первом этапе проекта требовалось объединить все подразделения, участвующие в этих бизнес-процессах (в том числе лаборатории) в едином контуре документооборота. Заказчику нужна была система, имеющая простой и интуитивно понятный пользователям интерфейс, которую можно было внедрить в короткий срок. Также требовалось интегрировать систему с уже имеющимися в учреждении специализированными программными продуктами.

Предложенная исполнителем проекта система eDocLib: Актив Бизнес удовлетворяла данным требованиям. Эта прикладная конфигурация разработана ООО «КС-Консалтинг» на базе ECM-платформы eDocLib компании ЭОС (Москва). Система позволяет автоматизировать исполнение поручений и заданий, работу с договорами, служебной перепиской, документальное сопровождение внутренней деятельности (служебные записки, заявки и пр.) и имеет ряд дополнительных возможностей.

В рамках данного этапа проекта была автоматизирована работа со следующими документами:

  1. Договор (на выполнение работ по проведению лабораторных исследований). С помощью eDocLib: Актив Бизнес будет формироваться общая база договоров, которые легко можно будет найти по реквизитам.
  2. Смета (содержит название работ, количество и их стоимость). Общая смета, составляемая в учреждении, включает работы, которые должны выполнить различные лаборатории. В дальнейшем смета дробится на несколько «поручений», и каждое поручение с помощью специализированной программы отправляется на исполнение в определенную лабораторию. Этот документ будет выгружаться в eDocLib из специализированной программы.
  3. Протокол. Каждая лаборатория составляет протокол, в который заносятся результаты проверки. Протоколы через специализированную программу направляются в договорной отдел, который средствами этой программы формирует сводный протокол проверки, подписывает у главного врача и передает заказчику как итог выполнения работ. Этот документ будет также выгружаться в eDocLib из специальной программы.
  4. Счет (выставляется заказчику на основании сметы, фиксирует факт оплаты с указанием даты и номера платежного поручения).
  5. План-график лабораторных исследований устанавливает определенный срок для каждой лаборатории, в течение которого она с назначенной периодичностью должна проводить соответствующие проверки. Настройки eDocLib выполнены таким образом, что договорной отдел фиксирует для конкретной лаборатории график, который может корректироваться. По факту проведения проверки лаборатория добавляет отчет. Также о проведении очередной проверки средствами системы eDocLib: Актив Бизнес лаборатории получают напоминания.

Заказчиком приобретен базовый комплект системы «eDocLib: Актив Бизнес» (10 полнофункциональных рабочих мест), 5 рабочих мест дополнительно, а также 3 лицензии на приложение-информер «ДокАгент». Данное приложение предназначено для оповещения пользователя eDocLib о событиях, происходящих в его личных папках: поступлении новых документов и изменениях в ранее просмотренных регистрационных карточках (появление новых заданий, отчетов и т.д.). Приобретенные рабочие места системы «eDocLib: Актив Бизнес» предназначены для сотрудников договорного отдела и специалистов лабораторий.

В настоящее время завершаются работы по настройке системы. Специалисты «БизнесТехнологий» установили «eDocLib: Актив Бизнес» на сервер заказчика, настроили справочники, отредактировали реквизитный состав карточек документов, добавили учетные записи пользователей и настроили права доступа. В ближайшее время система будет запущена в тестовую эксплуатацию.

Результатом первого этапа проекта должно стать создание единого документационного портала, который будет аккумулировать все документы, сопровождающие деятельность ФБУЗ по проведению лабораторных исследований, с доступом к нему сотрудников договорного отдела и лабораторий. На следующем этапе планируется автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией и увеличить количество пользователей, имеющих доступ к «eDocLib: Актив Бизнес».

Ожидаемые положительные эффекты от внедрения системы – упорядочение внутреннего документооборота, сокращение временных затрат на поиск документов и улучшение качества внутренних коммуникаций в рамках обеспечения основной деятельности ФБУЗ.